L’inflation des outils de productivité.

La semaine dernière, j’étais à un évènement, et ne nous le cachons pas, le sujet du moment est l’implémentation de l’IA dans les entreprises : tout le monde veut utiliser Claude, ChatGPT ou Gemini.

Sur LinkedIn, je vois passer d’innombrables publications sur de nouveaux outils IA qui vont révolutionner la manière de travailler des dirigeants, un nouveau scénario N8N qui va vous faire gagner 5 heures par semaine, etc. Parfois, j’ai l’impression que les gens cherchent plus à surfer sur une trend plutôt qu’à apporter de la valeur.

Alors oui, l’IA est un outil surpuissant (pour autant qu’on sache l’utiliser correctement). Mais à l’heure où la majorité des entreprises ne sont pas encore digitalisées (allez à la rencontre des chefs d’entreprise en dehors de notre bulle LinkedIn, vous verrez), mettre en place une usine à gaz IA pour réaliser des actions simples revient à utiliser une Ferrari pour aller chercher son pain tous les matins. C’est beau, ça brille, mais c’est cher et les coûts d’entretien peuvent être énormes.

La réalité du terrain

Dans les faits, la majorité des TPE & PME n’ont pas encore achevé leur digitalisation de base. Combien d’entreprises utilisent encore des feuilles volantes, doivent rechercher un dossier papier dans les archives et n’ont pas encore de structure de gouvernance de la donnée (contrats, clients, etc.) ? Dès lors que l’on sort de la bulle LinkedIn, on se rend compte du gouffre entre les possibilités technologiques actuelles et la réalité du terrain.

Vouloir mettre en place tous les processus IA à la mode n’a aucun sens si les fondamentaux ne sont pas là. Ajouter de nouveaux outils sur un désordre ambiant, c’est uniquement ajouter plus de désordre. Et la vérité, c’est que nombre d’entreprises fonctionnent très bien ainsi et n’ont pas envie d’ajouter de la complexité alors que « ça fonctionne ». Pourquoi changer quelque chose qui marche ?

Quand, dans mon processus de reprise, je parle avec des dirigeants, ils ne me parlent pas d’implémenter l’IA dans leur entreprise. Ils souhaitent juste gagner un peu de temps, par exemple en traitant plus rapidement leurs emails ou en passant moins de temps sur les devis. On est loin des promesses propagées sur LinkedIn.

L’inflation des outils et le FOMO

À force de baigner dans les publications, articles et vidéos promettant de gagner 10 heures par semaine grâce à un nouvel outil magique, on observe une véritable inflation des outils : une suite bureautique pour les emails, un abonnement Loom pour les vidéos asynchrones, un abonnement Canva pour faire de belles publications, un abonnement Claude ou ChatGPT, un abonnement Notion, un outil pour rédiger des articles SEO, etc.

Le problème avec cette inflation, c’est qu’à force d’empiler les couches dans l’organisation, on ne sait plus vraiment à quoi sert quoi, et on ne prend pas le temps d’approfondir toutes les possibilités offertes par nos outils existants.

Sécurité et accès

Un autre point crucial est la gestion des accès. Aucun chef d’entreprise ne souhaite que des données privées soient diffusées aux mauvaises personnes. En multipliant les outils, on complexifie énormément la gestion des droits et on décuple les risques de sécurité. Combien de liens ont été partagés et sont disponibles sans droit spécifique dans votre organisation ?

Perte de temps et formation

La multiplication des outils a un coût caché. Le fait de passer d’une interface à une autre, ou de perdre du temps à rechercher une information (« Est-ce que le brief client est sur Notion, sur un Google Doc ou dans le board Monday ? ») fait baisser drastiquement la productivité des équipes. Sans parler des doubles saisies ! De plus, pour chaque nouveau collaborateur qui arrive dans l’entreprise, le temps de formation est exponentiel par rapport au nombre d’outils.

Quand l’IA vient (tenter de) lier le désordre

Cette inflation pose tellement de problèmes qu’il devient nécessaire de mettre en place des scénarios d’automatisation complexes (type Zapier, N8N ou Make) juste pour lier les différents outils entre eux. On cherche à gagner du temps en ajoutant… un outil supplémentaire. C’est le serpent qui se mord la queue.

Le retour aux fondamentaux

En parlant avec les dirigeants, une chose saute aux yeux : la majorité des besoins réels de productivité peuvent être pris en charge par des outils que l’entreprise paie déjà. De nombreux outils finissent par faire doublon.

La question que les dirigeants devraient se poser avant de sortir la carte bleue n’est pas « Quel nouvel outil IA peut faire ça ? », mais « Est-ce que mes outils actuels sont en mesure de répondre à mon besoin ? ».

Google Workspace

J’utilise personnellement la suite Google Workspace et je fais ce que très peu de personnes font : je lis les « Release Notes ». Ces notes qu’envoie Google pour nous tenir au courant des nouveautés sont une mine d’or. En les lisant, on se rend vite compte des économies possibles.

• Les automatisations intégrées avec Google Studio : Dans la suite Workspace, vous avez nativement accès à des interfaces d’automatisation qui vous permettent de déclencher des actions simples comme trier les emails, envoyer des notifications, remplir un Google Sheets ou analyser des emails avec l’IA. Le plus fort ? Vous pouvez demander à Gemini de créer le scénario pour vous, simplement en lui expliquant ce que vous souhaitez en langage naturel.
• Google Vids : Toujours inclus dans la suite Google Workspace, Google Vids vous permet de créer des vidéos, des présentations et même d’enregistrer votre écran comme vous le feriez avec un abonnement Loom (qui devient donc inutile), et ce sans coût supplémentaire. Le tout avec la possibilité de partager la vidéo en interne ou à des externes, tout en gardant un contrôle sur la gestion des accès.
• Gemini et la sécurité de vos données : Enfin, vous avez la possibilité de donner à Gemini accès à vos fichiers Drive et à vos emails. Vous pouvez ainsi échanger directement avec l’IA dans un chat pour retrouver ou synthétiser des informations. L’immense avantage ? L’ensemble de vos données restent privées et sécurisées au sein de votre organisation, contrairement à d’autres IA publiques.

Bien souvent, explorer en profondeur ce que permet déjà votre suite bureautique existante (comme Google Workspace, pour ne citer qu’elle) suffit à résoudre 90% des problèmes d’organisation.